miércoles, 31 de octubre de 2012

6 Claves para tener un departamento de cobranzas efectivo



Saludos estimado lector, en esta oportunidad quisiera conversarles sobre la importancia de tener un departamento (o gerencia) de cobranzas efectiva.

Podemos definir a un departamento de cobranzas, como la unidad de la empresa que se encarga de la realización del cobro y/o recuperación en la menor cantidad de tiempo de todas las cuentas por cobrar. En pocas palabras, el departamento de cobranzas se encarga de la rápida recuperación del dinero en calle de la empresa.

Ahora bien, para que este proceso sea realizado efectivamente, le voy a indicar seis  claves:

Estructura: La forma como está conformado su departamento o gerencia de cobranzas, esta variara de acuerdo a que tan grande es la empresa y obviamente a la cantidad de clientes que tenga en su cartera. Recuerde tener la cantidad idónea de personal, a fin de que se pueda gestionar la cartera en su totalidad.

Personal: Es importante que tenga en su equipo, gente capacitada y de amplia experiencia en la gestión de cobranzas, esto le garantizara efectividad en la gestión, en caso contrario, procure que su personal este lo más capacitado posible, en un próximo post le hablaré acerca de los beneficios de un personal capacitado.

Le recomiendo instruir a su personal en los siguientes aspectos: Técnicas de negociación y gestión de cobranzas telefónicas.

Indicadores: Como medir la efectividad de la gestión de cobranzas de mi equipo? El hecho de que en las cuentas bancarias de la empresa entre mayor cantidad de dinero no es un suficiente, hay indicadores de gestión que le ayudaran a medir más efectivamente este proceso. Ha escuchado hablar de los días calle o DSCO? No se preocupe ya le indicare que es y cómo lo podrá calcular.

Plataforma tecnológica: Contar con un buen sistema, es fundamental para el desarrollo de la gestión de cobranzas. El software que decida utilizar, debe ser  lo más amigable posible y de fácil manejo.

También debe ser capaz de emitir todos aquellos reportes que usted necesite para el monitoreo de su cartera de clientes, así como el comportamiento individual de cada uno de ellos. Si esta en vía de adquirir uno, le recomiendo ver mínimo tres opciones de software ante de tomar la decisión.

Mientras este sucede, le puedo enseñar con la ayuda de Excel, a elaborar  una hoja de gestión de cobranzas.

La estrategia de gestión: Qué cobrar primero? A qué hora hacerlo y lo más importante: Cómo hacerlo, son también mecanismos que debe tener establecidos y que formaran parte de su estrategia. Lo anterior dependerá claro esta del tipo de empresa, y aunque usted no lo crea, no es igual la gestión de cobranzas de una empresa de servicios a la de una empresa comercializadora.      

Motivación: Mientras más motivado este el personal, mayores serán los resultados que la empresa obtendrá por la gestión de cobranzas.

Algunas empresas tienen como política, dar un porcentaje de comisiones a sus colaboradores, sobre el monto recuperado; en otros casos se establece una meta de cobranzas que al ser alcanzada, pues el colaborador obtiene también una comisión.

No necesariamente la motivación tiene que venir en metálico –que es el común deseo de todos- existen otras formas de motivar y de premiar a sus colaboradores,  en una oportunidad como premio al mejor desempeño en mi departamento de cobranzas, el colaborador ganador se fue a almorzar junto con un acompañante a un restaurante completamente gratis. ¿Capta la idea?.

Lo anterior es solo un abre boca y estos puntos los iremos profundizando en los próximos días.

Los espero.


Jose G. Quintero E.
Twitter: @jgqe

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