Saludos
estimado lector, en esta oportunidad quisiera conversarles sobre la importancia
de tener un departamento (o gerencia) de cobranzas efectiva.
Podemos
definir a un departamento de cobranzas, como la unidad de la empresa que se
encarga de la realización del cobro y/o recuperación en la menor cantidad de
tiempo de todas las cuentas por cobrar. En pocas palabras, el departamento de cobranzas
se encarga de la rápida recuperación del dinero en calle de la empresa.
Ahora
bien, para que este proceso sea realizado efectivamente, le voy a indicar
seis claves:
Estructura: La forma como está conformado su departamento o gerencia
de cobranzas, esta variara de acuerdo a que tan grande es la empresa y
obviamente a la cantidad de clientes que tenga en su cartera. Recuerde tener la
cantidad idónea de personal, a fin de que se pueda gestionar la cartera en su
totalidad.
Personal: Es importante que tenga en su equipo, gente capacitada y
de amplia experiencia en la gestión de cobranzas, esto le garantizara efectividad
en la gestión, en caso contrario, procure que su personal este lo más
capacitado posible, en un próximo post le hablaré acerca de los beneficios de
un personal capacitado.
Le
recomiendo instruir a su personal en los siguientes aspectos: Técnicas de
negociación y gestión de cobranzas telefónicas.
Indicadores: Como medir la efectividad de la gestión de cobranzas de
mi equipo? El hecho de que en las cuentas bancarias de la empresa entre mayor
cantidad de dinero no es un suficiente, hay indicadores de gestión que le
ayudaran a medir más efectivamente este proceso. Ha escuchado hablar de los
días calle o DSCO? No se preocupe ya le indicare que es y cómo lo podrá calcular.
Plataforma
tecnológica: Contar con un buen
sistema, es fundamental para el desarrollo de la gestión de cobranzas. El
software que decida utilizar, debe ser lo más amigable posible y de fácil manejo.
También
debe ser capaz de emitir todos aquellos reportes que usted necesite para el
monitoreo de su cartera de clientes, así como el comportamiento individual de
cada uno de ellos. Si esta en vía de adquirir uno, le recomiendo ver mínimo
tres opciones de software ante de tomar la decisión.
Mientras
este sucede, le puedo enseñar con la ayuda de Excel, a elaborar una hoja de gestión de cobranzas.
La estrategia de
gestión: Qué cobrar primero? A
qué hora hacerlo y lo más importante: Cómo hacerlo, son también mecanismos que
debe tener establecidos y que formaran parte de su estrategia. Lo anterior
dependerá claro esta del tipo de empresa, y aunque usted no lo crea, no es
igual la gestión de cobranzas de una empresa de servicios a la de una empresa
comercializadora.
Motivación: Mientras más
motivado este el personal, mayores serán los resultados que la empresa obtendrá
por la gestión de cobranzas.
Algunas
empresas tienen como política, dar un porcentaje de comisiones a sus colaboradores,
sobre el monto recuperado; en otros casos se establece una meta de cobranzas
que al ser alcanzada, pues el colaborador obtiene también una comisión.
No
necesariamente la motivación tiene que venir en metálico –que es el común deseo
de todos- existen otras formas de motivar y de premiar a sus
colaboradores, en una oportunidad como
premio al mejor desempeño en mi departamento de cobranzas, el colaborador
ganador se fue a almorzar junto con un acompañante a un restaurante completamente gratis. ¿Capta la idea?.
Lo
anterior es solo un abre boca y estos puntos los iremos profundizando en los próximos días.
Los
espero.
Jose G. Quintero E.
Twitter: @jgqe
